QUANT TEMPS ESTEM OBLIGATS A CUSTODIAR LA DOCUMENTACIÓ?

18/06/2021

La pregunta en si sembla senzilla i de fàcil resposta, i més si considerem que els mitjans informàtics i electrònics actuals ens permeten reduir considerablement la quantitat de paperassa diària, i ens fan oblidar l’obligació de custodiar la documentació.

 

Però no és així, l'obligació segueix vigent i és convenient no perdre-la de vista.

Una de les problemàtiques que ens trobem a l’hora d’afrontar la pregunta és la poca uniformitat que existeix entre els criteris comptables, fiscals i legals.

Passem a analitzar aquests criteris:

1.- CODI DE COMERÇ : 6 ANYS

L’article 30 del Codi de Comerç, redactat per la Llei 19/1989 de 25 de juliol de reforma parcial i adaptació a la legislació mercantil a les Directives de la Comunitat Econòmica Europea en matèria de societats:

  1. Els empresaris conservaran els llibres, correspondència, documentació i justificants concernents al seu negoci, degudament ordenats, durant sis anys, a partir de l’últim assentament realitzat als llibres, exceptuant el que estableixi per disposicions generals o especials.
  2. El cessament de l’empresari en l’exercici de les seves activitats no l’eximeix del deure al que fa referència l’apartat anterior i si hagués mort recaurà sobre els seus hereus. En el cas de dissolució de societats, seran els seus liquidadors els obligats a complir el que preveu aquest paràgraf.

2.- LLEI GENERAL TRIBUTÀRIA : 4 ANYS

L’article 66 de la Llei 58/2003 , de 17 de desembre, General Tributària estableix els terminis de prescripció , i és en aquesta Llei en què la majoria ens basem, erròniament, per calcular el temps que hauríem de guardar la documentació.

 En concret l’article diu:

Prescriuran als quatre anys els següents drets:

  1. El de l’Administració per determinar el deute tributari mitjançant l’oportuna liquidació.
  2. El que té l’Administració per exigir el pagament dels deutes tributaris liquidats i auto liquidats.
  3. El de sol·licitar les devolucions derivades de la normativa de cada tribut, les devolucions d’ingressos indeguts i el reemborsament del cost de les garanties.
  4. El d’obtenir les devolucions derivades de la normativa de cada tribut, les devolucions d’ingressos indeguts i el reemborsament del cost de garanties.

3.- LLEI D’AUDITORIA DE COMPTES : 5 ANYS

L’article 30 de la Llei 22/2015, de 20 de Juliol, d’Auditoria de Comptes estableix:

Els auditors de comptes i les societats d’auditoria de comptes conservaran durant el termini de cinc anys, a comptar des de la data de l’informe d’auditoria, la documentació referent a cada auditoria de comptes realitzada per ells, inclosos els documents de treball de l’auditor que constitueixin les proves i el suport de les conclusions que constin a l’informe i altres documents, informacions, arxius i registres als que facin referència els articles 28, 29, 42 i 43.

4.- LLEI DEL BLANQUEIG DE CAPITALS : 10 ANYS

L’article 25 de la Llei 10/2010 del 28 d’abril de Prevenció del Blanqueig del Capital i del finançament del terrorisme diu:

Els subjectes obligats conservaran durant un període de deu anys la documentació en la que es formalitzi el compliment de les obligacions establertes en la present llei, procedint després del mateix a la seva eliminació.  Transcorreguts cinc anys des de la finalització de la relació de negocis o de l’execució de l’operació ocasional, la documentació conservada únicament serà accessible pels òrgans de control intern del subjecte obligat, amb inclusió de les unitats tècniques de prevenció, i, en el seu cas, aquells encarregats  en la seva defensa legal.”

5.- LLEI SOBRE INFRACCIONS I SANCIONS EN L’ORDRE SOCIAL : 3 i 4 ANYS

L’article 4 de la Llei sobre Infraccions i Sancions en l’Ordre Social, Real Decret Legislatiu 5/200, de 4 d’Agost, estableix:

  1. Les infraccions en l’ordre social a que es refereix la present Llei prescriuen als tres anys a comptar des de la data d la infracció, excepte o disposat al número següent.
  2. Les infraccions en matèria de Seguretat Social prescriuran als quatre anys, comptats des de la data de la infracció.

 CONCLUSIÓ

Hem pogut constatar les diferents exigències que tenen les empreses i autònoms en matèria de conservació de la documentació.

Malgrat que el més habitual és conservar la documentació el mateix  temps que coincideix amb la prescripció fiscal la nostra experiència ens diu que com a mínim ens hauríem de quedar amb el termini general dels 6 anys com a caràcter obligatori establert pel Codi de Comerç.

Entenem que quan el Codi de Comerç parla de llibres, no únicament fa referència als llibres comptables, sinó a tots els documents en que es basen aquests llibres i els seus apunts. Documents en l’àmbit laboral , fiscal i mercantil.